Автоматизация электронного документооборота

КСЭД 3.0, корпоративная система электронного документооборота собственной разработки КРОК Регион, направлена на автоматизацию процессов общего документооборота, повышение их прозрачности и управляемости. Решение помогает заказчикам снизить затраты на обработку документов и поиск информации, повысить качество принимаемых управленческих решений и уровень исполнительской дисциплины.

Система разработана для автоматизации таких процессов, как:

  • обработка входящей корреспонденции;
  • подготовка исходящих и внутренних документов;
  • контроль исполнения поручений;
  • подготовка, заключение и контроль исполнения договоров;
  • проведение закупочных процедур;
  • согласование финансовых документов;
  • обработка обращений;
  • проведение совещаний и заседаний;
  • управление технической документацией.

Основные преимущества КСЭД 3.0

Решение по индивидуальному пошиву. Встроенные средства графического моделирования бизнес-процессов и правил позволяют учесть все нюансы и ноу-хау организационных процедур заказчика.

Простая встройка в существующий ландшафт. КСЭД 3.0 включает все необходимые технические средства для взаимодействия как с внутренними, так и с внешними информационными источниками. Система стабильно работает на Windows и Unix/Linux серверах, большинстве распространенных сегодня СУБД — PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, поддерживает широкий набор браузеров — Chrome, Firefox, Internet Explorer, Edge, Safari.

Богатый выбор интеграционных сценариев. Функции решения значительно расширяются благодаря возможности обмениваться информацией с множеством корпоративных систем. Это могут быть учетные системы SAP, 1C и т.п., системы ведения нормативно-справочной информации, корпоративные порталы, государственные информационные системы межведомственного взаимодействия (СМЭВ) и электронного документооборота (МЭДО).

Гибкое хранение данных. КСЭД 3.0 позволяют хранить содержимое электронных документов как в ее собственном внутреннем хранилище, так и в корпоративной ECM-системе. Поддерживаются конфигурации с централизованной инсталляцией системы, а также архитектура с географически распределенными взаимодействующими между собой узлами.

Поддержка мобильных гаджетов. Участники автоматизированных в КСЭД процессов могут работать с документами на своих Android- и iOS-устройствах.

Проектный опыт

«СИБУР Холдинг» смог оптимизировать делопроизводство, ускорить документооборот, усилить контроль за исполнением поручений и договорных обязательств в рамках всей группы — это корпоративный центр и 14 географически удаленных предприятий. Решение интегрировано с основными корпоративными информационными системами: «Клиент-банк», средствами ведения нормативно-справочной информации, управления персоналом, разграничения прав доступа пользователей, ERP, факс- и почтовым серверами и пр. Для снижения финансовых рисков и ускорения процесса согласования договоров в КСЭД встроен модуль BRMS (Business Rules Management System). Он, в частности, позволяет задавать алгоритм делегирования полномочий с учетом ограничений по сумме совершаемых сделок.

Единая отраслевая система документооборота Госкорпорации «Росатом», построенная на базе КСЭД, объединяет более 100 атомных предприятий. В системе работают около 46,5 тыс. сотрудников «Росатома». За счет повышения продуктивности экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год. В ЕОСДО автоматизированы управление организационно-распорядительной документацией и договорная работа, создан электронный архив. Принцип сквозного контроля в основе ЕОСДО позволяет руководству Росатома контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии.